Il compito di guidare un team, una funzione o un’unità aziendale è cambiato drasticamente nell’ultimo anno. Soprattutto, la rapida transizione a una forza lavoro ibrida ha reso più difficile facilitare connessioni significative tra team disparati che hanno bisogno di comunicare e collaborare per ottenere risultati.
Ciò è particolarmente impegnativo per i leader della produzione poiché il settore fatica a generare un coinvolgimento efficace dei dipendenti. Ad esempio, un sondaggio Gallup ha rivelato che solo il 25% dei dipendenti dell’industria manifatturiera era coinvolto, il 10% al di sotto della media degli Stati Uniti per tutti i settori.
Di conseguenza, le aziende stanno perdendo miliardi di dollari a causa della minore fidelizzazione dei dipendenti, in particolare tra i lavoratori più giovani, dei costi di assunzione e assimilazione e delle perdite di produttività.
Per i leader che cercano di ottimizzare il coinvolgimento in questo momento critico, il miglioramento della metodologia e dei risultati delle riunioni è un primo passo naturale. Ecco quattro modi in cui ogni dirigente può iniziare a rendere importanti le riunioni oggi.
# 1 Crea e condividi un’agenda
Troppo spesso, i leader delle riunioni non hanno un programma o ne hanno uno privo di informazioni importanti. Ciò significa che una parte del tempo della riunione viene impiegata per far sì che i partecipanti si aggiornino rapidamente su questa discussione. Si compiace inoltre della probabilità che gli argomenti in questione vengano deragliati.
Un programma di riunione efficace comprende due punti: scopo e risultati desiderati.
Scopo
Lo scopo di una riunione dovrebbe rispondere alla domanda “perché incontrarsi?”. Se non puoi rispondere a questa domanda, potresti voler rivalutare la riunione in primo luogo.
Gli scopi comuni includono:
- Per identificare, definire e / o risolvere un problema
- Per risolvere un problema o esplorare un’opportunità
- Presentare un’idea e ottenere input
- Per informare le parti interessate e rispondere alle domande
- Sviluppare una proposta o costruire un piano
- Per prendere una decisione e identificare i passaggi successivi.
Risultati desiderati
In poche parole, i risultati desiderati rispondono alla domanda: “Con cosa lasceremo questo incontro?” Queste sono brevi dichiarazioni scritte che sono specifiche, misurabili e scritte dal punto di vista dei partecipanti.
Nel rapporto sullo stato delle riunioni online 2020, è stato rilevato che le riunioni con ordini del giorno chiari hanno raggiunto i loro obiettivi il 93% delle volte . Migliorando gli ordini del giorno delle riunioni, aumentiamo la probabilità di avere un uso produttivo del tempo, piuttosto che sprecare un’altra ora preziosa della giornata di tutti.
# 2 Coinvolgi tutti
Usa le riunioni come un’opportunità per ottenere input e approfondimenti da un team di esperti qualificati nell’organizzazione. Tuttavia, è probabile che le persone eseguano più attività controllando le e-mail o lavorando su un altro progetto. Per aiutare a mitigare questo problema, il leader della riunione o il facilitatore dovrebbe controllare i partecipanti durante tutto il corso. Man mano che gli argomenti vengono discussi, verificarne sempre la comprensione prima di passare a un altro argomento.
Un altro modo per mantenere i partecipanti impegnati nella riunione è assegnare i ruoli. Quando i partecipanti recitano una parte, è più probabile che rimangano coinvolti. Questo allevia la pressione sul leader della riunione che può quindi concentrarsi maggiormente sul successo complessivo.
# 3 Quando sei in dubbio, non incontrarti
La maggior parte delle organizzazioni non può eliminare del tutto le riunioni. Tuttavia, non tutte le riunioni sono necessarie. La maggior parte delle persone ha riunioni permanenti per controllare i rapporti diretti, il proprio team o un altro individuo. Sebbene siano preziosi, non sono sempre necessari. Spesso si trasformano in riunioni solo per incontrarsi, il che produce risultati infruttuosi e fa perdere tempo a tutti.
Il leader della riunione dovrebbe verificare in anticipo con i partecipanti gli argomenti che desiderano trattare. Quindi crea un’agenda basata su questi argomenti e determina la quantità di tempo necessaria per affrontarli. Se non ci sono argomenti da trattare, non incontrarli. Potresti anche scoprire che gli argomenti possono essere facilmente discussi tramite e-mail, chat o una rapida telefonata.
# 4 Costruisci responsabilità
Per implementare con successo un cambiamento nella cultura della riunione, è importante rendere tutti responsabili. Alcuni leader della produzione hanno esplicitamente detto ai propri dipendenti di rifiutare qualsiasi invito a una riunione non accompagnato da uno scopo e da dichiarazioni di risultato desiderate. In tal modo, ha dimostrato che la leadership comprendeva il valore del proprio tempo e si aspettava che non dovesse essere sprecato in una riunione organizzata per il fallimento.
Facendo questa dichiarazione, ha costretto tutti a pensare davvero al motivo per cui stanno avendo una riunione. Se non possono fornire questi elementi di base, in primo luogo non dovrebbero tenere una riunione. Infatti chi ha implementato questa direzione nei confronti dei propri dipendenti ha riscontrato una drastica diminuzione delle riunioni inutili e una maggiore produttività.
Quando si cercano soluzioni convenienti per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, è importante comprendere la cultura delle riunioni della propria organizzazione. Pianifica le riunioni piuttosto che semplicemente inserire un evento in un calendario. Coinvolgi i partecipanti verificando la comprensione e assegnando ruoli specifici. Considera tutti responsabili del miglioramento della qualità delle riunioni. Se le riunioni funzionano più come una perdita di tempo che come un uso produttivo del tempo, i dipendenti si svuotano e si sentono frustrati. È tempo di ripensare al tuo approccio e rendere importanti le riunioni.
