In questo articolo, tratteremo come stabilire contratti a tenuta stagna e come continuare gli appalti attraverso le incertezze causate dalla pandemia. Prima di iniziare a esaminare le clausole e altri termini contrattuali, dai un’occhiata ai tuoi contratti per vedere cosa hai già in atto. Valutare il linguaggio e l’efficacia passata, soprattutto in relazione alla pandemia, apportare modifiche solo se necessario.
Forza maggiore
Per iniziare, esamina attentamente le clausole di forza maggiore esistenti, se le hai. Sono semplici o complessi? Sono stati aggiornati di recente? E nello specifico, sono stati aggiornati per una pandemia?
Se disponi di clausole di forza maggiore esistenti, cerca termini come “atto divino” per indicare un linguaggio obsoleto. Una clausola moderna è probabilmente complessa, dettagliata e reciprocamente vantaggiosa. Una moderna clausola di forza maggiore includerebbe esattamente cosa comporterebbe “un atto divino”, o meglio ancora, cosa causerebbe forza maggiore e cosa no.
In sostanza, per forza maggiore si intende un ritardo nell’esecuzione dovuto a un evento imprevisto. Ciò non significa che non riceverai nulla, che il prezzo verrà aumentato, che riceverai solo una parte del tuo ordine o qualsiasi altra cosa oltre a un ritardo. Assicurati che sia esplicitamente indicato nel tuo contratto che questi casi sono inaccettabili anche in caso di pandemia.
Di seguito sono riportati tre esempi di clausole di forza maggiore che potresti utilizzare nei tuoi contratti. Esaminali attentamente man mano che aumentano di complessità e sostanza:
I. La prima clausola è una clausola classica, reciproca, di forza maggiore che utilizza le parole “atti di Dio”. È scritto in modo ampio e consente una limitazione di responsabilità, oltre a un ritardo.
Forza Maggiore . Le parti concordano che l’altra non sarà responsabile per eventuali perdite, danni, inclusi danni consequenziali, ritardi o mancate prestazioni, in tutto o in parte, derivanti da cause al di fuori del controllo di entrambe le parti, inclusi, ma non limitati a, cause di forza maggiore, atti o omissioni di fornitori, incendi, scioperi, insurrezioni, rivolte, embarghi, ritardi nel trasporto, incapacità di ottenere forniture o requisiti o regolamenti di qualsiasi governo o altra autorità civile o militare. I ritardi o l’inadempimento giustificati da questa disposizione non giustificano il pagamento di qualsiasi importo dovuto ai sensi del presente atto dovuto al momento dell’evento.
II. La seconda clausola mostra forza maggiore senza le classiche parole “atti di Dio” è anche unilaterale, a favore dell’acquirente. Limita le conseguenze della forza maggiore a un ritardo. Noterai che “pandemia” è stata inclusa.
Forza Maggiore . Scioperi, incendi, incidenti, terremoti, inondazioni, pandemie o altre cause al di fuori del controllo dell’Acquirente che pregiudichino la capacità dell’Acquirente di ricevere e utilizzare il materiale ordinato costituiranno motivo valido per il ritardo della spedizione su questo ordine, previa notifica al Venditore, ai sensi della disposizione di avviso del presente contratto e senza alcuna penalità per l’Acquirente; salvo che un annullamento per tali cause non può essere effettuato senza rimborso al Venditore per le spese effettivamente sostenute per manodopera e materiali su autorizzazione del presente ordine.
III. La clausola finale è una moderna e complicata definizione e clausola di forza maggiore che mostra come le aziende la scrivono per gestire sia ciò che è e ciò che non lo è forza maggiore. Questa versione è reciproca. Il coronavirus è stato aggiunto alla lingua.
Forza maggiore. Per “Evento di forza maggiore” si intende qualsiasi terremoto, eruzione vulcanica, frana, inondazione (a condizione che l’inondazione raggiunga o superi il livello di inondazione di 100 anni; altrimenti l’alluvione non sarà ammissibile a costituire un evento di forza maggiore), uragano, ciclone , tornado o altri disastri naturali catastrofici; epidemia o peste, compreso il coronavirus; incendio, esplosione o contaminazione radioattiva o chimica; e guerra, ostilità, belligeranza, blocco, atto di terrorismo, sabotaggio, sommossa civile, disordini civili, sommosse, rivoluzioni o insurrezioni [o qualsiasi altro evento o circostanza], che in ogni caso: (i) è al di fuori del ragionevole controllo di la Parte Interessata e i suoi subappaltatori o altri suoi appaltatori e non è stato promosso, richiesto o causato dalla Parte Interessata o da alcuno dei suoi subappaltatori o altri appaltatori; (ii) è senza colpa o negligenza da parte della Parte interessata o dei suoi subappaltatori o altri appaltatori e non è il risultato diretto o indiretto di una violazione da parte della Parte interessata o dei suoi subappaltatori o dei suoi altri appaltatori di uno qualsiasi dei suoi obblighi ai sensi del presente; (iii) non avrebbe potuto essere (anche con ragionevole anticipazione) evitato o superato dalla Parte interessata o dai suoi subappaltatori o altri suoi appaltatori che agivano in modo ragionevole, diligente e prudente; e (iv) impedisca o ritardi direttamente la Parte interessata nell’adempimento di tutte (o parte) delle sue obbligazioni ai sensi del presente Contratto.
Nonostante quanto stabilito in precedenza e a scanso di equivoci, quanto segue non costituisce Eventi di Forza Maggiore: (i) la consegna ritardata o interrotta o il guasto di strumenti, macchinari, attrezzature, pezzi di ricambio o materiali di consumo di qualsiasi Parte contraente o Materiali, eccetto nella misura causata da qualsiasi evento o circostanza che altrimenti si qualificherebbe come Evento di Forza Maggiore; (ii) inadempimento o ritardo nell’adempimento da parte di qualsiasi Parte contraente, a meno che tale inadempimento o ritardo sia causato direttamente da un Evento di forza maggiore; (iii) boicottaggi, scioperi, serrate, altri disordini industriali o indisponibilità di, o rispetto a, lavoratori o Parti dell’Appaltatore, o accordi di contrattazione collettiva di qualsiasi Parte dell’Appaltatore con conseguente ritardo o interruzione dell’Opera;
IV. Per precauzione, tutti i contratti futuri dovrebbero considerare un linguaggio come quello che vedrai di seguito. Ogni azienda dovrebbe consultare il proprio avvocato prima di includere qualsiasi lingua. È necessario prestare attenzione per garantire che la formulazione sia corretta per la propria organizzazione. Ad esempio, molti dei termini seguenti dovranno essere definiti contrattualmente.
Coronavirus (COVID-19. Le parti sono consapevoli che la pandemia globale di Coronavirus Covid-19 si sta verificando in tutto il mondo. Qualora si verificasse la pandemia, durante la durata del presente Accordo, le parti concordano che le disposizioni di Forza Maggiore saranno attivate, come sopra indicato. Inoltre, le parti convengono di aver modificato le proprie politiche e procedure, nonché eventuali accordi con subappaltatori o appaltatori indipendenti, per tenere conto di tale evento. Qualsiasi previsione formulata dall’Acquirente sarà considerata nulla e non avvenuta. La data di entrata in vigore del presente Contratto può essere prorogata di comune accordo tra le parti. Il prezzo del Fornitore continuerà, in pieno vigore ed effetto, dopo la fine del ritardo di Forza Maggiore. Il fornitore non utilizzerà l’evento per aumentare i prezzi o mettere l’acquirente in assegnazione. Qualsiasi termine di garanzia per beni già consegnati, o servizi forniti, è prorogato per il periodo di forza maggiore. Per gli articoli identificati dall’Acquirente come “mission critical”, “servizi essenziali” o beni o servizi relativi a utenze, assistenza sanitaria o forniture mediche, il Fornitore non sarà dispensato dalla consegna ai sensi di questo evento.
Dopo aver esaminato le tre clausole, puoi scegliere ciò che meglio si adatta alla tua azienda e ai tuoi obiettivi. Modifica il contenuto e la lingua per adattarli al meglio alla tua azienda e ai tuoi obiettivi. Inoltre, assicurati che sia regolarmente revisionato dal tuo ufficio legale.
Tutte le clausole aggiuntive incluse in questo articolo servono ad evitare ritardi o cause di forza maggiore. Tuttavia, è ancora fondamentale avere una clausola di forza maggiore nei tuoi contratti per la sicurezza.
Clausola pandemica
A questo punto siamo tutti d’accordo sul fatto che sono necessarie clausole pandemiche. Non solo da aggiungere ora a causa di COVID-19, ma anche per proteggere da future pandemie e situazioni simili.
Una clausola pandemica dovrebbe essere utilizzata in tutti i contratti e inserita nella prima pagina in grassetto. Se i tuoi contratti non possono essere modificati, inserisci questa clausola nella sezione politiche e procedure. Oppure, per un maggiore impatto, puoi aggiungere un’intera appendice sulla pandemia o un accordo sulla pandemia.
Tutte le clausole pandemiche dovrebbero includere:
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Previsioni
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Dettagli su cosa saresti accettabile in caso di ritardo
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Dettagli di ciò che non può essere ritardato perché “mission critical” o “essenziale”
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Scadenze
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La capacità di modificare le policy (ad es. come i prodotti vengono consegnati alla tua organizzazione)
Di seguito è riportato un esempio di clausola pandemica. Questo può essere utilizzato nei tuoi contratti, ma è meglio essere rivisto e rivisto per adattarlo al meglio al linguaggio standard della tua azienda.
Clausola di esempio:
Coronavirus Covid-19. The parties are aware that the global Coronavirus Covid-19 pandemic is occurring world-wide. Should the pandemic occur, during the term of this Agreement, the parties agree that the Force Majeure provisions shall be triggered, as set forth above. Additionally, the parties agree that they have amended their Policies and Procedures, as well as any agreements with subcontractors or independent contractors, to take into account such an event. Any forecast made by Buyer shall be considered null and void. The effective date of this Agreement may be extended by mutual agreement of the parties. The pricing from Supplier shall continue, in full force and effect, after the Force Majeure delay ends. Supplier shall not use the event to raise pricing or put buyer on allocation. Any warranty term for already delivered goods, or services provided, shall be extended for the period of force majeure. For items identified by Buyer as “mission critical”, “essential services” or goods or services related to governmental compliance, technology, where sole source justification has been established or services to be rendered remotely, Supplier shall not be excused from delivery pursuant to this event.
Modifiche ai documenti dell’acquirente
Ecco alcuni consigli generali:
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Aggiungi che l’acquirente ha il diritto di sospendere tutto il lavoro, a sua esclusiva discrezione, con o senza preavviso, se ritiene necessario il distanziamento sociale.
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Aggiungi che l’acquirente può convertire il lavoro in un lavoro da casa.
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Aggiungere che l’acquirente ha il diritto di modificare i prodotti o assegnare i prodotti a un altro fornitore, in tutto o in parte.
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Aggiungere che l’acquirente possiede il lavoro, anche se parzialmente completato, a condizione che il lavoro in corso sia stato pagato e possa accettare il lavoro.
Salute, sicurezza e protezione
Aggiungi istruzioni speciali nella tua dichiarazione di lavoro (SOW) che in caso di pandemia tutti i lavoratori devono indossare una maschera in loco.
Puoi anche aggiungere requisiti aggiuntivi per misure di sicurezza, misure di sicurezza, sicurezza dei dati o qualsiasi cosa tu ritenga necessario.
Garanzie e vincoli di tempo
Esaminare eventuali rinnovi automatici in atto e apportare le modifiche appropriate. Ottieni estensioni per 3 – 6 mesi in più, o forse finché dura la pandemia. Se non sei in grado di testare il prodotto a causa di problemi di salute pandemici o di mandati governativi, la tua garanzia deve essere estesa.
Contratti per eventi
Gli eventi corrono i rischi maggiori in questo momento. Anche se un evento può verificarsi, ci sono ancora restrizioni sulle dimensioni dell’evento e preoccupazioni per il distanziamento sociale, i viaggi e la salute.
Per garantire un contratto per eventi a tenuta stagna ci sono alcune cose che devi includere.
Considera questo scenario: stai organizzando un evento per 10.000 persone in un hotel. La pandemia ha colpito mesi fa e non sei stato in grado di ospitare il tuo evento. L’hotel ti contatta e ti dice che ora può ospitare eventi di 500 persone e vuole realizzare il tuo evento. Come si svolge l’evento? È sicuro? Puoi fare soldi? E le altre 9.500 persone?
Ecco come evitare la situazione:
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Includere una pandemia come risoluzione per causa, non per forza maggiore
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Garantire il rimborso dei depositi
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Assicurati che ciò non influisca su eventi futuri come il rapporto con il fornitore o l’uso vietato
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Includere il diritto di annullamento se l’evento non può contenere il numero previsto di partecipanti
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Aggiungi la possibilità di annullare servizi contingenti come catering o camere d’albergo
Considera l’intera catena di approvvigionamento in relazione a un evento e includi questi termini in tutti i contratti. Rivedere tutti i contratti di eventi futuri e rinegoziare se necessario.
Clausole e affidavit
Clausola di armonia del lavoro
La clausola di armonia del lavoro vale il suo peso in oro. In sostanza afferma che, indipendentemente dal contratto o dall’ambito, il fornitore dovrebbe aiutare a superare la pandemia (o altro problema). Ti dà anche la libertà di andare dal fornitore e dire che il tuo partner commerciale è infelice, che le prestazioni sono state scadenti, che c’è stata una violazione, o anche che non siamo in armonia e che hanno bisogno di risolverlo portando qualcun altro , avere una chiamata con te o altrimenti rettificare la situazione.
Considera questo scenario: stai attualmente costruendo un nuovo impianto. Tutto sta andando alla grande fino a quando il muro a secco non inizia a salire prima che la tua squadra elettrica abbia finito. Hai bisogno che tutti i fornitori lavorino in armonia e ti aggiornino se c’è un problema, o sarai in grado di mettere in atto questa clausola.
Clausola di esempio:
L’Appaltatore accetta che tutta la manodopera impiegata dall’Appaltatore, dai suoi agenti o subappaltatori per il Lavoro nei locali della Società deve essere in armonia con tutta l’altra manodopera utilizzata dalla Società o da altri appaltatori che lavorano nei locali della Società. L’Appaltatore si impegna a informare immediatamente la Società di qualsiasi controversia minacciata o reale e fornirà l’assistenza necessaria secondo quanto stabilito dalla Società per risolvere tale controversia. L’Appaltatore, i suoi agenti o subappaltatori, rimuoveranno dai locali della Società qualsiasi persona contestata dalla Società in relazione all’Opera.
Garanzie di prestazione
Questa clausola ti dà il diritto di chiedere garanzie di adempimento. I fornitori devono assicurarti che tutto funzioni senza intoppi, che tutto sarà completato in tempo, consegnato in tempo o che sia in linea con un tempo o un obiettivo specifico. Questa clausola richiede un aggiornamento su eventuali modifiche ai prodotti o al prezzo, indennizzi relativi a problemi della catena di approvvigionamento e conformità alle leggi locali, non solo alla giurisdizione.
Clausola di districamento
Questa clausola consente una facile separazione, se necessario. Se vuoi lasciare il tuo attuale fornitore e andare da un altro, ottenere risultati dal fornitore A e portarli al fornitore B, o sostituire un fornitore, hai bisogno di una clausola di svincolo.
Clausola di esempio:
L’APPALTATORE completerà la transizione di qualsiasi LAVORO cessato dall’APPALTATORE e dai suoi subappaltatori all’Acquirente e/o ai fornitori sostitutivi designati dall’Acquirente (collettivamente, il “Fornitore sostitutivo”), senza causare alcuna interruzione o impatto negativo sull’OPERA, su qualsiasi altro servizio e /o servizi forniti da Terze Parti (il “Districamento”). Senza limitare la generalità degli obblighi di cui sopra, l’APPALTATORE:
un. Collaborare adottando prontamente tutte le misure necessarie per assistere l’Acquirente nel completamento del Discioglimento relativo al LAVORO che aveva precedentemente eseguito.
b. Fornire tutte le informazioni riguardanti il LAVORO di cui queste parti avranno bisogno per eseguire il Disentanglement.
c. Concludere tempestivamente e in modo ordinato tutto il LAVORO come indicato. Ciò può includere la documentazione dei lavori in corso e altre misure per fornire una transizione ordinata come stabilito in Labor Harmony.
Sezione Tempo e materiali e servizio
Alla luce della pandemia di COVID-19, il “Tempo, materiali e servizi” dovrebbe essere aggiornato per includere la fatturazione dettagliata o una revisione simile. Questa sezione può garantire che ti vengano fatturati in modo appropriato.
Considera questo scenario: ad aprile 2020 la tua fattura regolare è aumentata del 25% rispetto alla media dei 12 mesi precedenti, anche se non hai apportato modifiche ai risultati finali.
Il lavoro a distanza può creare ritardi per qualsiasi cosa, da connessioni Internet lente a ulteriori autorizzazioni di sicurezza online. Aggiungendo questa sezione puoi chiedere una panoramica delle ore fatturate in modo da poter individuare un aumento delle ore per il completamento di lavori simili.
Dichiarazione giurata di conformità continua
Questo è molto comune nelle industrie dei servizi alimentari. La FDA aiuta a stabilire la validità della dichiarazione giurata, devi solo includerla.
Ciò garantirà che in qualsiasi momento, se il fornitore non esegue le prestazioni, si ha il diritto di richiedere adeguate garanzie di esecuzione tramite questa dichiarazione giurata. Puoi inviarlo al tuo fornitore e loro devono firmare che sono ancora conformi e se qualcosa come il prezzo o i risultati finali sono cambiati, devono dirtelo. Quindi, se riscontri un costo da un fornitore di terze parti perché non possono eseguire in tempo e hanno affermato che sarebbe stato puntuale e il tempo è essenziale, ti rimborseranno le perdite
Metti questo nel tuo SOW o scope e ti servirà bene. Ancora una volta, queste sono tutte alternative di forza maggiore.
Clausole contrattuali da considerare di modificare:
Qualsiasi clausola che ha un intervallo di tempo
Ora è il momento di rivedere le clausole che includono un intervallo di tempo. Le date di consegna, i rinnovi automatici, la data di entrata in vigore e i termini di scadenza devono essere esaminati attentamente. Apportare modifiche o estensioni ove necessario.
Qualsiasi clausola che avrà un impatto sul partner commerciale
Stai ottenendo le prestazioni di cui hai bisogno? Assicurati che le tue esigenze siano soddisfatte. Chi sapeva che 12 mesi fa le salviette disinfettanti delle mascherine sarebbero state fondamentali per il funzionamento? Fai il check-in con le persone della tua struttura e assicurati che abbiano anche tutto ciò di cui hanno bisogno. Questo è il momento di usare il tuo audit.
Qualsiasi clausola che monitora il fornitore
Ora è il momento di esaminare qualsiasi clausola che monitori i tuoi fornitori come audit, KPI e scorecard.
Continua a conoscere i contratti:
Stiamo lavorando in tempi senza precedenti e dobbiamo creare le regole e le leggi che detteranno le procedure di future pandemie ed eventi mondiali. Sii veloce nell’emanare nuove clausole, segui i tuoi fornitori e fai il check-in con le parti interessate.
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