Nell’autunno del 2020, nel mezzo della pandemia globale, un errore del foglio di calcolo ha portato la Public Health England a sottostimare le infezioni da COVID-19 di 15.841 casi.
Ecco come si è verificato l’errore: mentre un file CSV può essere di qualsiasi lunghezza, un foglio di calcolo Excel è limitato a poco più di un milione di righe. Quando il file CSV molto lungo dell’agenzia è stato aperto in Excel, il file ha superato il limite, quindi le righe inferiori sono state tagliate e non visualizzate. Di conseguenza, molte persone che sono risultate positive al test non sono state informate e non si sono messe in quarantena per aiutare a fermare la diffusione del virus.
Il vero impatto di questo errore è inconoscibile, sebbene anche un solo decesso correlato all’errore sarebbe eclatante. Tuttavia, l’incidente serve a ricordare ai produttori che fare affidamento sui fogli di calcolo, che sono spesso soggetti a errori, può avere conseguenze di vasta portata.
Attualmente, molti produttori utilizzano ancora fogli di calcolo in aspetti critici delle loro operazioni, tra cui produzione, inventario, fornitura e qualità. È importante essere consapevoli che per quanto innocui possano sembrare i fogli di calcolo, possono verificarsi errori con profonde ripercussioni.
L’ascesa e la caduta dei fogli di calcolo
I fogli di calcolo hanno guadagnato popolarità perché sono facili da usare in termini di monitoraggio dei dati e di esecuzione di analisi semplici. Probabilmente, i fogli di calcolo eseguono più processi aziendali di qualsiasi altro software al mondo.
Quando le aziende stanno iniziando, i fogli di calcolo forniscono una soluzione conveniente per diverse esigenze aziendali. I problemi sorgono, tuttavia, quando i processi aziendali diventano più complessi, spingendo i fogli di calcolo oltre il loro uso previsto. Ad esempio, le aziende potrebbero vedere un aumento significativo della domanda e del volume; più parti interessate potrebbero aver bisogno di accedere e aggiornare i dati; e l’integrità, la sicurezza e i controlli dei dati possono diventare vitali per la conformità.
In questi scenari, le aziende rischiano un punto di rottura con i fogli di calcolo. È interessante notare che questo dilemma si verifica anche all’interno di grandi aziende, poiché spesso hanno un miscuglio di sistemi legacy locali, soluzioni provenienti da divisioni acquisite e persino applicazioni cloud disconnesse. Le aziende spesso utilizzano fogli di calcolo per incollare insieme, collegare i punti o tappare i buchi tra questi vari sistemi.Sebbene gli esperti del settore abbiano chiesto la trasformazione digitale, i processi incentrati sui fogli di calcolo devono avere la priorità. Molti produttori si affidano a queste tabelle per la pianificazione critica e il processo decisionale, un compito arduo data la storia degli errori dei fogli di calcolo sia grandi che piccoli.
Andare oltre i fogli di calcolo con le soluzioni aziendali digitali.
Basta eseguire una ricerca su Google per scoprire i numerosi passi falsi fatti con i fogli di calcolo. Gli studi affermano che fino all’88% di tutti i fogli di calcolo contengono errori. Sebbene questa analisi risalga al 2003, il tasso probabilmente non è cambiato molto, poiché gli errori sono spesso legati all’errore umano.
Di seguito sono riportati gli usi comuni dei fogli di calcolo nella produzione, nonché esempi di come le aziende sono andate oltre i fogli di calcolo con strategie di trasformazione digitale:
Controllo dell’inventario.
Un’organizzazione multinazionale utilizzava fogli di calcolo per gestire l’inventario in una dozzina di magazzini. Ha anche cercato di utilizzare i suoi fogli di calcolo per anticipare la domanda e gestire la distribuzione in oltre 50 paesi e ha deciso di snellire questo complicato processo attraverso una serie di iniziative di trasformazione digitale. In primo luogo, ha aggiornato le sue capacità di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), quindi le sue funzioni di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Utilizzava un’unica piattaforma cloud, che forniva un dashboard per visualizzare tutto l’inventario. Nel complesso, queste soluzioni hanno fornito una prospettiva a livello aziendale sulla domanda in varie regioni e hanno reso più facile spostare l’inventario tra i magazzini per soddisfare la domanda.
Gestione della catena di approvvigionamento.
Sebbene i fogli di calcolo siano spesso utilizzati per monitorare la catena di approvvigionamento di un produttore, oggi le aziende hanno bisogno di una visione d’insieme in tempo reale.
Un’organizzazione internazionale in precedenza ha coordinato la propria catena di approvvigionamento globale tramite fogli di calcolo. Tagliava e incollava le richieste nei singoli fogli di calcolo dei fornitori e le inviava tramite e-mail. Un foglio di calcolo principale ha monitorato le prestazioni complessive del fornitore. Il problema era che questo processo era noioso, soggetto a errori e spesso correlato a informazioni obsolete.
L’organizzazione si è aggiornata digitalmente a una piattaforma cloud, dove ha creato una community online e ha sfruttato le valutazioni del dashboard in tempo reale. Ora, la catena di approvvigionamento è gestita tramite comunicazioni e collaborazione in tempo reale. Il dashboard mostra le previsioni di produzione e le prestazioni dei singoli fornitori. L’organizzazione coglie rapidamente lo stato di salute generale della sua catena di fornitura e dell’attività sottostante.
Controllo di qualità.
Ogni produttore è soggetto a norme e regolamenti governativi in materia di qualità e sicurezza. La gestione della qualità è particolarmente importante in settori come i dispositivi medici, aerospaziale e automobilistico. Il problema è che la qualità deve comprendere tante aree diverse: progettazione, produzione, clienti, gestione dei fornitori, gestione dei rischi, gestione dei reclami, distribuzione e altro ancora. Di conseguenza, i produttori spesso finiscono per utilizzare diverse soluzioni puntuali per gestire la qualità. All’interno di questo mix, molti utilizzano opzioni a bassa tecnologia, come i fogli di calcolo, per ospitare procedure operative standard (SOP).
Una società di dispositivi medici ha ospitato il proprio sistema di gestione della qualità, inclusi fogli di calcolo per tenere traccia delle SOP, in una cartella di rete condivisa, ma questo processo è stato irto di problemi. In una serie di iniziative digitali, l’azienda ha aggiornato il proprio ERP per tracciare e tracciare la cronologia completa del prodotto. Ciò ha permesso all’azienda di andare alla radice di eventuali problemi e reclami relativi ai prodotti. Ha anche utilizzato un sistema di gestione elettronica della qualità (EQMS) per garantire la sicurezza e la conformità alle normative FDA. In definitiva, la qualità per questa azienda ora abbraccia un approccio digitale totale.
Trasformazione digitale nel futuro
L’obiettivo della trasformazione digitale è connettere persone, dati e sistemi per consentire una maggiore collaborazione, efficienza e comprensione. In molti modi, i fogli di calcolo hanno trattenuto le aziende da questi obiettivi. Gli esempi discussi qui illustrano che è possibile per le aziende lasciarsi alle spalle i loro fogli di calcolo problematici.
Con la pandemia, le aziende si sono rese conto di aver bisogno di un’impresa digitale per consentire il lavoro a distanza e, con l’evolversi delle condizioni, è importante avere l’agilità per adattarsi continuamente. A tal fine, le soluzioni digitali hanno una configurazione a basso o nessun codice, quindi è altrettanto semplice da configurare come fogli di calcolo, ma con guardrail di governance che assicurano che il design di base non sia distrutto. E con una visione end-to-end dei dati, le aziende possono scoprire opportunità per fornire prodotti migliori in modo più rapido ed economico, ottenendo così un vantaggio competitivo nei tempi difficili di oggi.
